教員が成績を処理する際、生徒の成績を一つずつ手作業で処理するのは時間がかかり、手間がかかりますよね。
そうなんですよ！なかなか難しいですよね！
まあ、教員でエクセル使いこなしている人は少ないからね！
ということで、今回は「SUM関数」「AVERAGE関数」「IF関数」「VLOOKUP関数」の4つの関数について、その概要や使用方法、実際の例を紹介します。
初心者でもわかりやすく、具体的な使い方を解説するので、Excelを使って成績処理を行う際に役立ててくださいね。
この記事はこんな方におすすめ
・ひよっこ教員のみなさま
・事務処理を時短して定時で帰りたい
・Excelのスキルを身に付けたい
SUM関数
SUM関数は、指定した範囲の合計値を求める関数です。
成績処理において、生徒の評価を数値化したものを合計する場合に利用されます。
例えば、以下のような生徒の評価が入力された表があるとします。
| 生徒名 | 英語 | 数学 | 国語 |
|---|---|---|---|
| A | 70 | 80 | 90 |
| B | 80 | 90 | 70 |
| C | 60 | 70 | 80 |
| D | 90 | 60 | 70 |
| E | 70 | 80 | 90 |
この表の英語の評価を合計する場合、「=SUM(B2:B6)」と入力します。
これにより、B2からB6のセルの合計値である「370」という値が求められます。
同様に、数学の評価を合計する場合は「=SUM(C2:C6)」、国語の評価を合計する場合は「=SUM(D2:D6)」となります。
SUM関数を利用することで、生徒の評価を簡単に合計することができます。
AVERAGE関数
AVERAGE関数は、成績処理において、生徒の評価を数値化したものを平均値で集計する際に便利な関数です。
例えば、あるクラスの国語の成績が以下のようになっていたとします。
| 生徒名 | 成績 |
|---|---|
| 田中 | 85 |
| 鈴木 | 92 |
| 山田 | 76 |
| 佐藤 | 80 |
| 小林 | 68 |
| 中村 | 93 |
| 加藤 | 70 |
| 伊藤 | 88 |
| 渡辺 | 72 |
この場合、AVERAGE関数を使うことで、簡単に平均値を求めることができます。
例えば、B2セルに「=AVERAGE(B3:B10)」と入力することで、B3からB10までの範囲の平均値を計算できます。
ちなみに、この場合の平均値は76.5となります。
AVERAGE関数は、このように複数の数値の平均値を求めるだけでなく、他の関数と組み合わせて使うこともできます。
例えば、「=AVERAGE(IF(A2:A10=”数学”,B2:B10))」と入力することで、A2からA10までのセルの中で「数学」という文字列に該当するものだけの平均値を求めることができます。
これで特定の教科の平均値を求めることができますね。
IF関数
IF関数は、指定した条件に合致する場合とそうでない場合で、異なる値を返す関数です。
例えば、以下のようなデータがあるとします。
| 生徒名 | 数学 | 英語 | 国語 |
|---|---|---|---|
| 田中 | 75 | 85 | 70 |
| 鈴木 | 80 | 70 | 65 |
| 山田 | 90 | 80 | 85 |
このデータに対して、数学と英語の平均点を求め、その平均点が70点以上であれば「合格」、そうでなければ「不合格」と表示する場合を考えてみましょう。
まず、数学と英語の平均点を求めるために、AVERAGE関数を用いて以下のような式を入力します。
=AVERAGE(B2:C4)
この式は、B2からC4までの範囲の平均値を求めるものです。この場合、平均点は77.5点になります。
次に、IF関数を用いて、平均点が70点以上であれば「合格」、そうでなければ「不合格」と表示する式を作成します。以下のような式を入力します。
=IF(D2>=70,"合格","不合格")
ここでD2は、先ほど求めた平均点が入力されているセルの位置を指定します。
この式を入力することで、平均点が70点以上であれば「合格」、そうでなければ「不合格」と表示することができますよ。
上記の例では、平均点が77.5点であるため、条件に合致して「合格」と表示されます。
なお、IF関数は条件に合致する場合とそうでない場合で、異なる値を返すことができます。
例えば、「合格」と「不合格」の代わりに、数値を返すこともできますよ。
VLOOKUP関数
VLOOKUP関数は、指定した範囲からある値に対応する値を取得する関数で、成績処理においては生徒の名前からその成績を取得する場合に利用されます。
例えば、以下のような生徒の成績表があるとします。
| A | B |
|---|---|
| 名前 | 成績 |
| 山田太郎 | 75 |
| 佐藤花子 | 80 |
| 鈴木次郎 | 60 |
| … | … |
この表で、VLOOKUP関数を使って「佐藤花子」の成績を取得するには、「=VLOOKUP(“佐藤花子”, A2:B10, 2, FALSE)」と入力します。
この関数は、A列の2行目から10行目までを対象に、「佐藤花子」と完全一致するセルを検索し、そのセルの右隣のセル（B列のセル）の値を取得します。
つまり、上記の場合、80という成績が返されます。
もし「佐藤花子」という名前が表に存在しない場合、VLOOKUP関数は#N/Aというエラーを返します。
また、VLOOKUP関数の第4引数をTRUEにすることで、近似一致検索ができますが、成績処理においては完全一致検索が望ましいことが多いため、FALSEを指定することが一般的です。
VLOOKUP関数を使うことで、大量の生徒データから特定の生徒の成績を簡単に取得することができ、教員の成績処理作業を効率化することができます。
エクセル関数のまとめ
以上で、「SUM関数」「AVERAGE関数」「IF関数」「VLOOKUP関数」の4つの関数について、その概要や使用方法、実際の例を紹介してきましたがいかがだったでしょうか。
聞けてよかったっすわー！
少しでも時短できることを願うよ！
「SUM関数」「AVERAGE関数」「IF関数」「VLOOKUP関数」の4つの関数さえ上手に使うことができれば、たいていの処理は楽になります。
まずは、この4つの関数をマスターして自分の仕事に応用してくださいね。
にほんブログ村のランキングに参加しています！
こちらからひよっこ教員向上委員会の順位が確認できますのでご興味があればぜひクリックしてみてください！
コメント